Règlement intérieur de l’association « Tous Créoles ! »

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TOUS CREOLES LOGO DISPLAYLors de sa séance du mercredi 10 octobre 2013, le Conseil d’administration de « Tous Créoles ! » a validé le règlement intérieur de l’association , conformément à l’article 16 de ses statuts, afin de définir les modalités d’exécution desdits statuts et de préciser les différents points non prévus par les statuts.

Vous pouvez en prendre connaissance ci-après, ou encore le télécharger au format pdf.

                           -Règlement Intérieur-

Le Conseil d’administration de l’Association « Tous Créoles ! » a établi le présent règlement intérieur conformément à l’article 16 des statuts de l’Association, afin de définir les modalités d’exécution desdits statuts et de préciser les différents points non prévus par les statuts. 

Article 1 : Entrée en vigueur et modification du règlement intérieur

Ce règlement intérieur entrera en vigueur à compter de son adoption définitive par le Conseil d’administration, et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément annulé ou remplacé par une nouvelle version, sur décision du même Conseil d’administration.

Il sera soumis pour ratification à la prochaine Assemblée générale, et le sera également à l’occasion de toutes modifications ultérieures.

Article 2 : Objet et champ d’application 

Le présent règlement intérieur s’impose à tous les membres de l’Association, sans exclusion.

Il s’impose également aux différentes sections de l’Association déjà créées ou appelées à se créer, sauf particularités dont il devra être tenu compte.

Le présent règlement intérieur sera remis à chaque membre lors de son adhésion, accompagné d’un exemplaire des statuts et du texte de la Charte de l’Association.

Article 3 : Procédure d’adhésion

Toute personne physique ou morale peut demander librement son admission à l’association.

Conformément à l’article 6 des statuts de l’Association, pour adhérer à l’Association tout candidat doit être parrainé par un membre de l’Association.

Tout candidat à l’adhésion doit remplir le formulaire prévu à cet effet et l’adresser au siège de l’Association, accompagné de son règlement représentant le montant du droit d’entrée et de la cotisation annuelle valable pour l’exercice en cours. 

Tout candidat à l’adhésion s’engage à accepter intégralement les statuts et la Charte de l’association, à les promouvoir et à les respecter en toutes leurs dispositions.

La demande d’adhésion est validée par le Conseil d’administration. L’un ou l’autre des co-présidents de l’Association peut également valider une demande d’adhésion, étant entendu que celle-ci doit ensuite être entérinée par le Conseil d’administration lors de sa plus proche réunion.

En cas de rejet de la candidature, le Conseil d’administration doit prendre sa décision à la majorité absolue de ses membres présents. Le candidat adhérent doit être informé par écrit de cette décision, sans qu’il soit nécessaire de la motiver.

La décision de rejet d’une candidature n’est pas susceptible d’appel. 

Article 4 : Démission d’un adhérent

Toute démission est volontaire et émane de l’adhérent. Elle est présentée par écrit, par tout moyen donnant date certaine qui conviendra au démissionnaire (lettre recommandée, email, fax).

En cas de démission d’un membre, ni le montant de son droit d’entrée ni la cotisation de l’année en cours ne seront remboursés à l’intéressé.

Article 5 : Motifs d’exclusion d’un adhérent

Peut être exclu et radié du fichier de l’Association :

–          Le membre en défaut de paiement de ses cotisations depuis un an ou plus.

–          Le membre qui, par son comportement ou ses propos aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Association, en trahirait les valeurs et l’éthique.

Le Conseil d’administration peut surseoir à la radiation d’un membre ayant fait l’objet d’une mesure d’exclusion, s’il est porté à sa connaissance des éléments lui permettant de reconsidérer la situation de l’intéressé.

Article 6 : Exclusion d’un adhérent

Toute mesure d’exclusion à l’encontre d’un adhérent doit être prononcée à la majorité absolue des membres présents du Conseil d’Administration.

Le membre concerné est convoqué par et devant le Conseil d’administration par lettre recommandée, pour être entendu sur les faits qui lui sont reprochés. Il peut se faire assister par tout autre membre de l’association à jour de ses cotisations.

Si l’intéressé ne se présente pas, une nouvelle convocation lui est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. S’il s’abstient encore d’y déférer, et qu’à la date de sa deuxième convocation aucun fait nouveau de nature à suspendre la procédure ou à modifier la position du Conseil à son endroit n’intervient, son exclusion est acquise de fait.

Toute mesure d’exclusion doit être notifiée à l’intéressé par lettre recommandée avec accusé de réception, et doit préciser le motif de la décision. Elle entraîne la radiation du membre concerné du fichier de l’Association.

En cas d’exclusion d’un membre votée par le Conseil d’administration, ni le montant de son droit d’entrée ni la cotisation de l’année en cours ne seront remboursés à l’intéressé.

La décision d’exclusion d’un adhérent n’est pas susceptible d’appel. 

Article 7 : Convocation aux assemblées générales

Elle est individuelle, adressée à chaque adhérent quinze jours au moins avant la date de l’assemblée, par écrit, par tout moyen donnant date certaine qui conviendra au Conseil d’administration (lettre, email, fax).

Les documents nécessaires à l’information des membres, à propos des questions figurant à l’ordre du jour, seront tenus à leur disposition au siège de l’Association et pourront, le cas échéant, leur être expédiés sur simple demande.

Article 8 : Votes par procuration et par correspondance aux assemblées

 Toute procuration (ou pouvoir) :

–          peut être donnée sur papier libre ou par tout autre moyen écrit (email, fax) ;

–          doit être donnée à un mandataire membre de l’Association et à jour de ses cotisations ;

–          doit indiquer les nom et prénom du mandant ;

–          doit être datée et signée ;

–          n’est valable que pour une seule Assemblée générale, et à celles réunies ultérieurement sur le même ordre du jour, dans le cas où la première assemblée n’aurait pu valablement délibérer ;

–          doit être présentée au plus tard à l’ouverture de l’Assemblée générale.

Seules les procurations (ou pouvoirs) remplissant les conditions ci-dessus seront prises en compte pour l’établissement du quorum.

Les mandataires pourront prendre part à toute délibération et à tous travaux, prendre toutes décisions, émettre tous votes sur les questions à l’ordre du jour et sur celles éventuellement soulevées par des incidents de séance, signer tous procès-verbaux et généralement faire le nécessaire.

Le vote par correspondance ne peut concerner que des questions spécifiquement mentionnées sur l’ordre du jour porté sur la convocation. Le bulletin de vote doit être placé dans une enveloppe, elle-même placée dans une seconde enveloppe portant les noms et prénoms du votant et la date de l’Assemblée générale concernée.

Le bulletin de vote par correspondance doit parvenir au plus tard le jour de l’Assemblée générale et avant l’ouverture de la séance. Il sera pris en compte pour l’établissement du quorum, notamment pour les assemblées générales extraordinaires.

Article 9 : Ordre du jour des assemblées 

À l’ouverture des travaux, l’un des co-présidents, ou à défaut la personne présidant la séance, donne lecture de l’ordre du jour porté sur les convocations, des amendements déposés, recueille les dernières demandes de modification, et soumet une nouvelle proposition à l’Assemblée générale. Il dirige ensuite les travaux suivant l’ordre du jour retenu.

Article 10 : Modalités de vote lors des assemblées

En l’absence de précision ou de mention obligatoire sur le mode de vote, le choix est laissé à l’Assemblée.

S’agissant de vote portant sur des personnes, et notamment l’élection ou la révocation des membres du Conseil d’administration, celui-ci se déroule à bulletin secret.

Article 11 : Candidatures au Conseil d’administration

Les déclarations de candidature aux fonctions d’administrateur peuvent être faites à tout moment, par tout adhérent à jour de ses cotisations, auprès de l’un des co-présidents ; elles peuvent également être faites le jour même de l’Assemblée générale.

 

En cas de renouvellement de la totalité du Conseil d’administration, il peut être admis la candidature d’une liste complète qui aura fait parvenir, quinze jours au moins avant la date retenue pour l’Assemblée générale, sa profession de foi. En cas de candidature d’une liste, ne seront pris en compte, lors du dépouillement, que les bulletins portant la totalité des membres de la liste, sans modification.

Article 12 : Vacance au sein du Conseil d’administration

En cas de vacance d’un poste d’administrateur, le Conseil d’administration peut procéder à son remplacement par cooptation. Le nouvel administrateur achève le mandat de celui dont il a pris la succession, il n’en récupère pas les attributions ou prérogatives.

Il en est de même lorsque le Conseil d’administration a pourvu à son élargissement par cooptation.

Article 13 : Procurations et quorum au sein du Conseil d’administration 

Un administrateur empêché doit en informer la co-présidence au moins la veille de la date retenue pour la séance du Conseil d’administration. Dans ce cas il peut donner pouvoir à un autre membre du Conseil pour le représenter. Un même administrateur ne peut détenir qu’une seule procuration.

Si une demi-heure après l’heure retenue pour la réunion du Conseil le quorum du tiers n’est pas atteint, le président lève la séance et fait dresser un procès verbal de carence.

Article 14 : Missions des membres du Conseil d’administration 

Toute mission particulière confiée par le Conseil d’administration à l’un des co-présidents ou à tout autre administrateur, doit être consignée au procès-verbal de la réunion qui a délibéré sur cette question. 

Article 15 : Motifs de révocation d’un administrateur 

Peut être révoqué du Conseil d’administration de l’Association :

–       Tout administrateur absent à trois séances du Conseil au cours d’un même semestre sans motif valable et justifié communiqué au Conseil avant la tenue des séances.

–       L’administrateur en défaut de paiement de ses cotisations depuis six mois ou plus.

–       L’administrateur qui, par son comportement et ses propos aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Association, en trahirait les valeurs et l’éthique.

Le Conseil d’administration peut surseoir à la radiation d’un administrateur ayant fait l’objet d’une mesure de révocation, s’il est porté à sa connaissance des éléments nouveaux lui permettant de reconsidérer la situation de l’intéressé.

Article 16 : Révocation d’un administrateur 

Toute mesure de révocation à l’encontre d’un administrateur doit être prononcée à la majorité absolue des membres présents du Conseil d’Administration.

L’administrateur concerné est convoqué par et devant le Conseil d’administration par lettre recommandée, pour être entendu sur les faits qui lui sont reprochés. Il peut se faire assister par tout autre membre de l’association à jour de ses cotisations.

Si l’intéressé ne se présente pas, une nouvelle convocation lui est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. S’il s’abstient encore d’y déférer, et qu’à la date de sa deuxième convocation aucun fait nouveau de nature à suspendre la procédure ou à modifier la position du Conseil à son endroit n’intervient, sa révocation est acquise de fait.

Toute mesure de révocation doit être notifiée à l’intéressé par lettre recommandée avec accusé de réception, et doit préciser le motif de la décision. Elle n’entraîne pas sa radiation en tant que membre de l’Association.

En cas de révocation d’un administrateur votée par le Conseil d’administration, ni le montant de son droit d’entrée ni la cotisation de l’année en cours ne seront remboursés à l’intéressé.

La décision de révoquer un administrateur n’est pas susceptible d’appel.

Article 17 : Organisation et fonctionnement du Bureau 

17.1 – Répartition des fonctions entre les membres du Bureau de l’Association :

Outre les fonctions définies à l’article 9 des statuts de l’Association, il y a lieu de préciser les points suivants :

* Les co-présidents : représentent l’Association et, outre leurs fonctions statutaires, doivent se consacrer à la recherche et au maintien sans exclusive des membres dans l’Association, à la mise en contact des membres et plus généralement à toutes actions visant à l’objet de l’Association.

* Le trésorier : assure toutes les tâches en rapport avec les aspects financiers de l’Association et prépare tous justificatifs des dépenses qui pourraient lui être réclamés, non seulement en vertu de la loi ou des statuts, mais également par tout membre qui en ferait la demande expresse.

* Le secrétaire général : est essentiellement chargé de la tenue des différents registres de l’association, de la rédaction des procès-verbaux des assemblées et des conseils d’administration, qu’il signe afin de les certifier conformes.

* Le porte-parole : sa fonction consiste à exprimer à la presse, et donc à l’opinion publique, la position et l’opinion de l’Association sur certains sujets – les plus sensibles étant réservés aux co-présidents – et éventuellement à diffuser la teneur des réunions du Conseil d’administration et des assemblées générales. Dans tous les cas, son rôle est de veiller à ce que les annonces soient faites de la manière la plus appropriée et en recherchant à maximiser l’impact favorable des messages (et donc de minimiser l’impact défavorable).

Cette répartition des tâches entre les membres du Bureau n’exclut pas une assistance mutuelle des membres entre eux, afin de faire face à des surcharges, indisponibilités ou difficultés temporaires.

17.2 – Frais et dépenses engagés par les membres du Bureau :

Sauf mission particulière précise d’un ou plusieurs de ses membres expressément décidée par le Bureau, il n’est pas prévu de remboursement des frais entraînés par la participation aux réunions diverses exigées par la vie courante de l’Association. Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même.

Les dépenses engagées par les membres du Bureau pour le fonctionnement administratif de l’Association (courriers, photocopies, télécommunications, déplacements) sont remboursés par l’Association si leur engagement a été préalablement approuvé.

Les membres du Bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration de l’Association. 

17.3 – Règles de correspondance de l’Association :

Les co-présidents, le secrétaire général et le trésorier sont autorisés à signer seuls la correspondance administrative de l’Association, dans la mesure où elle est non seulement conforme aux statuts, mais correspond aux tâches définies par le présent règlement intérieur.

La lecture du courrier privé est seulement réservée aux membres du Conseil d’administration et il doit être transmis aux co-présidents qui peuvent désigner une personne, membre de l’Association, apte à répondre à chaque lettre. Dans ce cas la réponse doit être présentée aux co-présidents et consignée dans un registre de gestion du courrier.

Ce principe devra être adapté aux communications par e-mail par la transmission préalable du projet de courrier aux co-présidents, avant tout envoi.

Cette règle vaut entre les co-présidents.

Article 18 : Comptes et chèques bancaires

Le trésorier a le pouvoir de signer seul le paiement des dépenses entrant dans le cadre du fonctionnement de l’Association, ainsi que chacun des co-présidents, pris individuellement.

Une double signature n’est pas requise pour les chèques et virements.

Article 19 : Règles générales de diffusion de l’information

En dehors de l’information interne à l’Association accessible à chacun des membres et pouvant faire l’objet d’une procédure de diffusion par internet, toute information concernant l’Association recueillie par l’un des membres du Conseil d’administration, doit être communiquée aux autres administrateurs, de préférence dans un bref délai ou au plus tard lors de la plus proche réunion du Conseil.

Toute information nécessitant une réaction rapide de l’Association doit être transmise immédiatement à l’ensemble des membres du Bureau.

L’Association n’a pas à s’interroger sur l’opportunité de s’exprimer publiquement ou pas, dès lors qu’elle a connaissance de propos ou d’attitude à caractère raciste ou xénophobe : elle doit le faire dans tous les cas, et dans les meilleurs délais, quel que soit le contexte du moment et la personnalité de l’auteur des propos ou de l’attitude incriminés ; c’est la mission de l’Association et la condition de sa légitimité et de son impartialité.

Les co-présidents et le porte-parole ont chacun toute latitude pour publier un tel communiqué sans l’aval préalable des autres administrateurs, ceux-ci pouvant être consultés, non pas sur l’opportunité dudit communiqué, mais sur sa forme ou sa rédaction.

Le ton des communiqués émanant de l’Association devra toujours être apaisé et serein, sans recherche de provocation.

Article 20 : Parrainage

Les co-présidents sont, de par leurs fonctions, institués « parrains », chargés de présenter et d’insérer dans l’Association un nouvel adhérent s’ils le souhaitent.

Les parrains auront aussi pour rôle d’aider les nouveaux membres à s’affirmer dans les commissions et activités qu’ils auront choisies, et devront être attentifs à leurs attentes.


Télécharger ici la version pdf du règlement intérieur : Tous Créoles ! Règlement Intérieur

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